仕事をしていると色々な理由で隙間時間って発生しますよね。
お客さんが来訪するのが遅れたり、他部署の都合で会議が遅れたり…
こういうちょっとした隙間時間って、一ヶ月や一年間のような長期間で考えると、実はかなり無駄な時間を過ごしています。
[chat face=”suit2.png” name=”” align=”left” style=”type1″]この隙間時間を有効活用して、もっと効率よく仕事を進められないものか…[/chat]と、頭を悩ませた経験ありませんか？
そんな貴方の為に、隙間時間を有効利用する為の実践的な方法を紹介したいと思います。
隙間時間がもったいない！と感じている人は是非取り入れてみてくださいね！
隙間時間で何をするか決めておく
仕事をしていると色々な理由で発生する隙間時間。この隙間時間を有効に活用するには、
隙間時間で何をするか前もって決めておく
というのが大切です。
隙間時間が発生した時に、何をしようかな、と考えるよりも、前もって決めておいた方が迷わずに行動に移せるので無駄なく隙間時間を有効に活用する事ができますよ。
１５分、３０分など時間ごとに何をするか決めておく
空いた隙間時間で何をするか前もって決めておきましょう。例えばですが
- 隙間時間15分：仕事関連の資料や書籍を読む
- 隙間時間30分：事務所の棚を整理する
などですね。
隙間時間で何を行うかは、時間の単位に合わせて一つだけ決めておきましょう。一つだけ、というのがポイントです。（優先順位をはっきり決めてあるのであれば、複数決めてもOK）
隙間時間を活用するには悩まない事が大切
隙間時間って短いので、時間あいちゃったな～どうしようかな～、って悩んでいる内に隙間時間が無くなってしまうんですよね。
なので、隙間時間を有効活用するには、とにかく悩まない事がすごく大切です。悩まない為に、隙間時間に何をするかは１つだけ決めておきましょう。
とにかく迷わずに行動できる仕組みを作っておくのが大切です。
２分以下で出来る事はすぐにやろう
２分以下で終わるような細かい作業をいくつか残しておいて、隙間時間ができた時にやろうと考える人がいるのですが、こういった細かい作業を残しておくのはやめたほうがよいです。
2分以下で終わるような作業は、思いついたらすぐに処理するのがオススメです。
デビッド・アレンというタイムマネジメント技術を教えているコンサルタントが「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」という著書の中で提唱している２分ルール、という物があります。
２分以下でできる細かい作業は思い立ったらすぐにやる、というルールでやるような作業を例に上げると、
- 資料をファイルにしまっておく
- 必要無くなった個人情報ファイルをシュレッダーにかける
- パソコン内のファイルを整理しておく
など、本当にすぐ終わるような作業ですね。
こういう細かい作業を隙間時間にやろうと残しておくのは禁物です。理由は２つ。
- 隙間時間にやるかどうか悩んでいる間に作業が終わる
- 書類の紛失などのリスクがある
２分以内に終わるような作業って、悩んでいる内にすぐに終わらせられる事ばかりなので、迷う暇があったら作業に取り掛かって終わらせてしまいましょう。やるか迷っている間に終わります。
書類などはそのままにしておくと紛失などのリスクがあって、後になって多くの時間が必要になるケースがあります。
あの時さっさと処理しておけば…！なんて事もよくあるので、２分以下で終わるような作業は、すぐに取り掛かるように習慣付けましょう。
※2分ルールが書かれている本はこちら
達成感が得られる事をこなそう
隙間時間を活用して行う事は、できれば達成感が得られる物（ゴールの設定があるもの）が良いですね。例えば、
- 仕事に関連する書籍を20ページ読む
- 事務所の棚を整理する
などの隙間時間で一定の成果が見える作業がオススメ。こういったゴールのある作業を済ませる事で、
- 一つの作業が終わった達成感
- 隙間時間を有効活用した達成感
を感じる事ができ、仕事へのモチベーションアップにも繋がります。隙間時間を有効活用するには、その隙間時間の内に目標を達成する事がポイントです。
隙間時間を作った方が全体の生産性が上がる
予定と予定の間の隙間時間を上手く有効に使えた経験ってありませんか？例えば、
[chat face=”suit1.png” name=”” align=”left” style=”type1″]13時からアポがあって1時間商談で、15時からもアポあるから1時間空くなあ。ちょっと身体動かしたいし、隙間時間で商品出荷のチェックでも済ませるか[/chat]というようなケースですね。
隙間時間って、隙間なので次の予定が決まってる状態なんですよね。なので、その次の予定時間までにキリの良い所まで進めないといけない、という心理が働きます。
時間が区切られているので、普段よりも集中した状態で作業に取り掛かれるようになる訳です。（デッドライン効果）
予定をタイトにまとめない
営業の人は経験あると思うんですが、アポの予定取る時って、できるだけ無駄な時間を無くそうと、キュッとまとめようとしませんか？例えば、
- 13:00～14:00 商談
- 14:00～14:15 移動
- 14:15～15:00 商談
- 15:00～15:10 移動
- 15:10～16:00 商談
みたいな、タイトにスケジュールをまとめたら時間効率がいい気がしますよね。確かに効率は良いのですが、これは人によって効率が良くも悪くもなります。
というのも、人間ってなかなか長時間集中した状態を維持するのが難しくなっちゃうんですね。（問題なく集中できる人はまとめちゃってもOK）
その状態で商談するので、商談が終わって帰社したら、疲弊してしまって何も手に付かない、というような事になりがちです。
そうなっちゃうと、せっかく時間効率を良くするために、予定をまとめた意味がないですよね。
これを防ぐのに効果的なのが、あえて隙間時間を作る、というテクニックです。
隙間時間を作って違う作業を挟むことで、１つ１つの商談の質も上がりますし、結果的に効率よく仕事を進められる、という訳です。
隙間時間を上手く使う事に慣れたら、効率を上げる為の隙間時間の作り方というのを考えてみてはいかがでしょうか。
まとめ
- 隙間時間で前もって何をするか決めておこう
- 時間単位（15分、30分など）で決めておくと効果的
- 何をするか決めるのは１つだけ（迷う時間をなくそう）
- 2分以下で出来る作業はすぐに済ませよう
- 隙間時間の活用に慣れたら、あえて隙間時間を作ると生産性が上がる
以上です。隙間時間が多くて悩んでいる人はぜひ参考にしてみてくださいね。
合わせて読みたい！時間活用術
今回は隙間時間の有効利用について紹介しましたが、他にも色々な時間活用術を紹介しています。
- 一つ一つが効率よく進むタスク管理術
- １日を３つに分ける時間活用術
など紹介しているので、時間を上手に使いたい！という人は是非チェックしてみてくださいね。