効率良く仕事が捗るタスク管理を実践する4つのポイントとは

タスク管理、意識してやっていますか?

このタスク管理って、本なんかでも色々紹介されていますが、イマイチ効果が出てない気がしませんか?


タスクリスト作って管理しているけど、あまり効率よくなっている感じしないなあ。仕事の抜けが無くなるのはありがたいけど…

という人も多いんじゃないでしょうか。

せっかくタスク管理を行うなら、ただ仕事の抜けを防ぐだけでなく、仕事の効率を上げる(早く終わらせる)効果がほしいですよね。

この記事では、仕事の効率をあげる!という点にフォーカスした実践的なタスク管理の方法を紹介したいと思います。

何気なくタスク管理をしている人は是非取り入れてみてくださいね。

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1:タスクは疲労度に応じて使い分ける分類をオススメ

タスク管理って、仕事術の本なんかでオススメの分け方!みたいに紹介されてませんか?良くあるのが4つに分けるやり方で、重要度と緊急度で分ける奴。

  1. 重要度高 緊急度高
  2. 重要度低 緊急度高
  3. 重要度高 緊急度低
  4. 重要度低 緊急度低

4をとにかく減らして、3に時間を費やしましょう、という分類。これってあんまり意味ないと感じたことありません?

変に分けなくてもタスクリストに書き出してれば、重要度なんて大体把握できますしね。

サラリーマンだと、指示されたらどんなにしょうもない業務でもこなさないといけないですよね。

わざわざカテゴリ分けを考える時間がもったいないですし、大して効果もありません。

それよりも、一つのタスクを効率よく処理できるタスク分類方法があったら、そっちの方が良いと思いませんか?

集中タスクと分散タスクに分類しよう

タスク分類でオススメなのは、

  • 集中タスク=集中力がないとできないタスク
  • 分散タスク=集中してなくてもできるタスク

シンプルにこの2つに分けるだけです。


えー、重要度は考えなくていいんですか?

そんな事より優先すべき物がある!

と、声を大にして言いたいですね。この分類をする事で得られるメリットは大きく2つあります。

集中力のある時間に集中タスクをこなせる

人間の集中力って、体調や疲労度合いですごく差がありますよね。時間帯によっても違いがあって、


早朝は作業が捗るけどお昼ごはん食べたら眠くなってもうダメ~

なんて人も多いんじゃないでしょうか。

この分類でタスク管理をしていると、集中できる時間に集中力が必要なタスクをこなせるので、効率良く進められるんですよね。

優先度や重要度だけだと、特に集中しなくても出来るタスクを集中力のある時間にこなす場合があるので、非常にもったいないんです。

脳が働きやすい時に集中力の必要なタスクをこなす事で、効率よく仕事が進められるようになります。

集中タスクと分散タスクを交互に行おう

2つ目のメリットは集中タスクと分散タスクを交互に行う事で脳の切り替えができる事です。例えば、

  1. 9:00~10:00 集中:プレゼン資料作成
  2. 10:00~10:30 分散:事務所の棚を一つ整理
  3. 10:30~12:00 集中:勤怠管理、給与計算処理

こんな感じですね。これは私がサラリーマン時代のとある1日なんですが、


なんで平社員の俺が幹部打合せ用のプレゼン資料作らなきゃならんのだ、クソクソ…

という事を言いたい訳ではないですw

こんな感じで、集中タスク→分散タスク→集中タスク…というように交互に行って、行動でリズムを取るようにすると、集中タスクに取り掛かる時に集中力が発揮されやすくなります。

人間の脳は長時間集中できない

人間の脳って長時間集中できないようになってるんですよね。

集中タスクをこなしていると、脳が疲弊して疲れを感じます。そうなると自然と作業効率が下がってきますよね。

その時に休憩するのではなく、特に集中力がなくてもこなせるタスクを行うようにすると時間を有効活用できて効果的。

雑務が多くて仕事中は食事時くらいしか休憩取れないよ!というような人にオススメのタスク管理方法です。

 

集中タスクと分類タスクを分類して、交互に行うことに慣れると本当に仕事の効率が上がるので、是非一度やってみてください。オススメです。

2:タスクを細分化して管理しよう

突然ですが、人間の脳って未来に対する予測がほとんど働かない、ってご存知ですか?

例えばですが、


今日は昼から5時間くらい暇があるな~。これなら本を2冊は読めるな

っていう予測と、


今日あまり時間取れないなー。でも今から30分あるから本を30Pくらいなら読めるかな

という予測。

どっちの方が正確性が高いかというと、間違いなく後者ですよね。

前者のようなまとまった長い時間があると、なんとなく本を読み始めるまでにムダな時間を使ってしまったり、予想外の出来事が起きたりして、予定通り進まなかったりします。

当たり前なんですが、長時間になるとそれだけ予測が外れやすくなるんですよね。

これはタスク管理も同じで、長く時間のかかるタスクは、予測と大幅にズレるケースが多いです。

長期間に渡るタスクは予測と現実との差が非常に大きい、という事を覚えておきましょう。

長時間のタスクは細分化するのをオススメ

それでは長期間に渡るタスクの管理を効率よく進めるにはどうすればいいか?

これは管理しやすいようにスモールタスク化するのがポイントです。

例えばですが、

30時間で見積もっているタスクがあれば、1時間×30のスモールタスクに細分化

しちゃうって事ですね。

こうすると1つのスモールタスクでどのくらいの時間がかかるか把握できますし、積み上げ式なので、予測の修正が効きやすいんです。

以前、ポモドーロテクニックって流行りましたよね。


あれだ!25分間作業して、5分休憩して、25分作業して、また5分休憩して、ってやつ!

というタスク処理のやり方です。

ポモドーロ・テクニックの実践的な所は25分という短い時間なので、予測がほとんど外れないんですよ。

25分ずつのスモールタスクの積み上げでタスクを終わらせるので、予測の時間と現実との差が小さく済むんです。(タスクの予定通りに終わりやすい)

ポモドーロ・テクニックのように25分にこだわる必要は無いですが、自分の集中力が持続しやすい時間設定でスモールタスクを処理していくのが、効率を上げるポイントです。

長期間に渡る大きなタスクの管理は、ステップ・バイ・ステップに分けて、短い時間で終わる少タスクを積み上げて計算すると、予測の精度が上がって管理しやすくなりますよ。

3:同じようなタスクはグループ化しよう

複数のタスクがある時に、似たようなタスクが発生する時ってありますよね。簡単な書類作依頼が2つ3つ重なる、とかのケースです。

似たようなタスクはやっぱりまとめて処理をした方が効率が良いですね。

ただ、1つのタスクのボリュームが大きい時は、別々でやった方が良いです。(長時間集中力が持続しない為)

同じような方向性の細かいタスクが複数ある時は、グループ化してまとめて処理できるよう、タスク処理の順番を管理してみましょう。

ちょっとした書き仕事や整理仕事なんかは、まとめて処理した方が効率が上がりやすいですよ。

4:タスクの先送りを減らす方法

貴方のタスクリストを見てほしいのですが、常連になってるタスクってありませんか?


これ、昨日もやらないとと思ってたけど、結局できなかったな。明日はしっかり時間とってやろう

そんな事を考えはじめてもう1週間…そんなタスクが残ってたりしませんか?

常連になっているタスクは、先送りがしやすい条件が揃っているタスクです。先送りがしやすいタスクというのは、

重要度が低くて、緊急度も低くて、ボリュームがあるタスク

の事です。これはしばらくは放っておいても害はないのですが、放置してしまった為に後々大きな問題になる、という事があります。

こういうタスクを先送りしないようにするには、

タスクを処理する予定をスケジュールに入れてしまう

というように強制力を働かせる事が大切です。

タスクリストに常駐しているタスクがないか定期的にチェックして、時間を取って処理するように心がけるとタスクの先送りが減らせますよ。

どうしても気分が乗らない時は、時間を変えたり作業場所を変えたり、やり方を変えたり、何か変化をつけると取り掛かりやすくなります。

まとめ

1:タスクは疲労度に応じて使い分けるよう分類しよう

  • 集中力タスク、分類タスクの2種類に分類
  • 集中力のある時間に集中タスクに注力しよう
  • 集中タスク→分類タスクを交互に行ってリズムを作ろう

2:タスクを細分化して管理しよう

  • 人間の脳は未来に対する予測がほとんど働かない
  • 長期間に渡るタスクは少タスクの積み上げで管理しよう
  • 集中力が持続しやすい時間設定でタスク処理しよう

3:同じようなタスクはグループ化して、まとめて処理しよう

4:先送りしやすいタスクに注意

  • リストの常連になっているタスクがないか確認しよう
  • スケジュールに入れて強制力を働かせて処理しよう

以上です。貴方のタスク管理の参考になれば幸いです!

合わせて読みたい!時間活用術

今回はタスク管理について紹介しましたが、他にも色々な時間活用術を紹介しています。

  • 隙間時間を有効活用する方法
  • 1日を3つに分ける時間活用術

など紹介しているので、時間を上手に使いたい!という人は是非チェックしてみてくださいね。

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